아웃룩 메일 자동 정리 & 스팸 관리 꿀팁 3편 (총10편)

 

아웃룩 메일 자동 정리 & 스팸 관리 꿀팁

받은메일함이 복잡할 땐? 자동 규칙 설정부터!

하루에도 수십 통의 메일이 쌓이면 중요한 메일을 놓치기 쉽죠.
이번 포스팅에서는 받은 메일을 자동으로 폴더에 분류하고, 스팸을 걸러내는 방법까지 알려드릴게요!

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1️⃣ 메일 자동 분류 – '규칙' 기능으로 폴더별 정리

아웃룩 규칙(Rule) 기능을 이용하면 특정 조건의 메일을 자동으로 폴더에 이동시킬 수 있습니다.

설정 방법:

1. 받은 메일함에서 분류할 메일 선택
2. 상단 메뉴 → [규칙] → [규칙 만들기] 클릭
3. 조건 설정 (예: 보낸 사람, 제목 포함 단어 등)
4. 이동할 폴더 선택
5. [확인] → 적용 완료

✅ 예시:

• "팀장님 메일은 ‘상사메일’ 폴더로 이동"
• "제목에 ‘영수증’이 포함되면 ‘회계’ 폴더로 이동"

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2️⃣ 자주 쓰는 규칙 조건 예시

조건효과

특정 발신자	특정인 메일만 분류 가능
제목에 포함된 단어	키워드 필터링에 적합
본문 내용	특정 단어가 있는 메일 분류
첨부파일 여부	파일이 포함된 메일만 별도 분류

 

규칙은 여러 개 동시에 설정 가능하며, 우선순위도 조정할 수 있어요.

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3️⃣ 스팸 차단 – ‘정크 메일’ 필터 활용하기

정크 메일(스팸)은 자동 필터링이 되지만, 수동 설정도 가능합니다.

수동 스팸 차단 방법:

1. 스팸으로 의심되는 메일 우클릭
2. [정크 메일] → [보낸 사람 차단] 선택
3. 해당 주소가 차단 목록에 등록됨

수신 허용 설정도 가능:

• [정크 메일] → [보낸 사람을 신뢰 목록에 추가]
• 실수로 스팸 처리된 메일을 복원할 수 있습니다

✅ 옵션 설정:
→ [홈] 탭 → [정크] → [정크 메일 옵션]
→ ‘높음’, ‘신뢰할 수 있는 발신자만’ 등 설정 가능

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4️⃣ 자동 정리도 가능합니다

실수로 스팸 처리된 메일이 있다면?

• 해당 메일 선택
• [정크 → 정크 아님으로 표시] 클릭
• 향후 동일 발신자 메일은 정상함으로 분류

📌 참고: 일부 기업 보안메일은 이미지/링크가 차단되므로 설정 확인 필요

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5️⃣ 메일함 깔끔하게 유지하는 팁

• 중요한 메일은 ‘플래그(깃발)’ 표시
• 오래된 메일은 폴더 분류 후 보관함으로 이동
• [보기] 탭 → [정렬 기준]을 '보낸 사람' 또는 '범주'로 정리

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다음 4편 보러가기(포스팅후 url 추가예정)

[④편] 일정 추가부터 미팅 초대까지 – 아웃룩 캘린더 제대로 쓰기